Administrative : Assistant(e) de Direction (H/F)

Localisation

DT de Rouen

Entité/département

Direction de l'Aménagement et de l'Environnement et Direction du Chenal et des Travaux Maritimes

Principales missions

Vous serez rattaché(e) conjointement aux Directeurs du Chenal et des Travaux Maritimes ainsi que de 
l'Aménagement Territorial et de l'Environnement. 
Vous interviendrez en support dans le cadre de l'activité des directeurs. Vous faciliterez l'activité et 
l'organisation de chacune des directions dans leur domaine, en intervenant sur les aspects logistiques, 
bureautiques et vous serez l'interface entre les différents acteurs internes et externes.

Vos missions principales portent sur :

• participer à l'activité de la direction :
  • gérer l'emploi du temps quotidien du directeur (prise de RDV, accueil des visiteurs),
  • gérer les courriers, les courriels et les appels téléphoniques,
  • préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements).
• assurer une bonne gestion des informations :
  • organiser le tri et l'archivage des informations et documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour),
  • trier et attribuer le courrier en garantissant la bonne circulation de l'information et des documents entre les différents services et directions,
  • rédiger des supports de communication (notes, courrier, reporting, rapports, comptes rendus ... ),
  • rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting ... ),
  • préparer, contrôler et diffuser les documents mis à la signature.

En lien avec les services, vous serez garant(e) de la conformité et de la qualité des dossiers remis aux directeurs et vous assurerez le passage et la fluidité des informations entre chaque service et sa direction, la direction générale déléguée et la direction générale du siège d'HAROPA PORT. 
Vous serez amené(e) à intervenir au sein de la direction générale déléguée, en assurant un appui auprès de l'assistante du directeur général délégué. 
Vous viendrez également en soutien des services Maintenance Navale, Opérations Maritimes et Capitainerie sur certaines tâches administratives en fonction des besoins (déplacement, rédactions de notes, courriers ... ).

Formation requise :

• Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI ou niveau acquis par expérience,
• maîtrise de la bureautique (pack Office) et outils de communication.

Compétences requises :

• discrétion, confidentialité,
• sens de l'organisation, rigueur et initiative,
• qualités rédactionnelles,
• sens du service, de la communication et du travail en équipe.

Classification de l'emploi :

• AM1-AM3