Administrative : Assistant manager (H/F)

Localisation

Le Havre - siège social

Entité/département

Direction Générale Adjointe en charge des Ressources Humaines (DGARH) / Service Adjoint en charge des Ressources Humaines (ARH)

Principales activités/missions

Au sein du siège social, vous intégrez la Direction Générale Adjointe des Ressources Humaines.
En tant qu’assistant(e) manager, vous aurez pour mission de :

• assister le manager :
  • assurer la gestion administrative du personnel de service (variable en fonction des services),
  • assister le manager sur la gestion et le suivi administratif de tout ou partie des dossiers,
  • analyser l’ensemble des documents administratifs pour vérifier l’incidence sur l’entité (variable en fonction des services),
  • rédiger tout ou partie des dossiers, notes et courriers,
  • instruire les dossiers pour préparer les décisions de la structure concernée et les rédiger éventuellement,
  • proposer des préconisations à partir de sa connaissance des dossiers,
  • suivre l'application des décisions et s’assurer du suivi des engagements,
  • représenter, à sa demande, le manager auprès de ses interlocuteurs internes, externes ou au sein de commissions internes,
  • participer à des actions de communication interne et externe (variable en fonction des services),
  • élaborer et/ou assurer le suivi des tableaux de bord
  • gérer la/les base(s) de donnée(s) des clients internes/externes (variable en fonction des services),
  • assurer l’interface entre le manager et ses interlocuteurs internes et externes en cas d’absence ou d’indisponibilité du manager,
  • piloter le secrétariat et/ou d’autres missions spécifiques à l’entité (variable en fonction des services),
  • assurer le déploiement et le suivi des procédures, notamment qualité, relatives à son entité ainsi qu’une veille sur les procédures et instructions de HAROPA PORT (variable en fonction des services),
  • assurer la collecte, l’archivage et la recherche des documents archivés (variable en fonction des services)
• assurer la gestion et le suivi budgétaire et en application des réglementations et instructions en vigueur :
  • participer à l’élaboration des budgets de fonctionnement et d’investissement en collaboration avec les directions concernées et en assurer le suivi
  • créer les demandes d’achats,
  • initialiser les engagements juridiques, tiers, montants et dates,
  • assurer la constatation du service fait en vérifiant la conformité de la prestation réalisée / livraison,
  • réaliser le classement numérique des pièces justificatives dans l’outil dédié

Profil recherché

• formation requise : Bac +2/3 Gestion administrative,
• expérience requise : 3 ans minimum dans des fonctions analogues
• compétences requises :
  • bureautique : Outlook, Word, Excel et PowerPoint,
  • bon niveau rédactionnel,
  • discrétion / confidentialité

Informations complémentaires

• date : à pourvoir dès que possible,
• lieu : Le Havre