Administrative : Chargé(e) d'Accueil /Standard/ Courrier (H/F)

Localisation

Direction Territoriale de Rouen

Entité/département

Secrétariat Général - Service Moyens Généraux

La gestion des personnes

• accueillir les personnes sur les plages d'ouverture au public (identifier les personnes, renseigner, orienter selon la demande, détecter les anomalies etc.),
• accueillir au téléphone (renseigner si besoin, transférer les appels vers les services correspondant etc.),
• actualiser les informations mises à la disposition du public,
• délivrer et contrôler les accès nécessaires à la circulation des personnels, tenir à jour le livret d'accueil des visiteurs.

La gestion des documents

• effectuer la rédaction de documents, la saisie de bons de commandes,
• mettre à jour le répertoire téléphonique de l'entreprise,
• réceptionner les colis, revues ou documents, pour les différents services,
• gérer le bon aspect de la structure d'accueil,
• réaliser et remettre les badges et cartes professionnelles,
• réserver en interne pour les personnels les billets de train, billets avions, hôtels, intégrant validation de « service fait», émargement de factures.

La gestion du courrier

• assurer la liaison avec les services de la Poste,
• rendre compte, informer les interlocuteurs internes et externes (services du port, prestataires, service d'Etat, clients),
• réceptionner, enregistrer, trier et dispatcher le courrier dans les différents services et les différents sites de Rouen),
• assurer la gestion administrative (Validation de « service fait», émargement de factures, ... ) et logistique du courrier,
• récupérer la presse quotidienne et la transmettre aux services concernés.

Tâches administratives

• rédaction de courriers et de communications internes,
• gestion des abonnements,
• gestion des fournitures de bureaux,
• prise en charge des demandes de reprographie, façonnage, et de numérisation (marchés publics).

En l'absence du collaborateur titulaire des missions ci-dessous

• suivi des marchés formalisés & MAPA (registre, signatures, stockage),
• traitement par numérisation du courrier DGD,
• gestion des entrées sorties d'archives demandées par les collaborateurs auprès du prestataire.

Formation

• Bac Pro Bureautique/ Secrétariat, dans les domaines du service, de l'assistanat de l'entreprise ou Niveau équivalent acquis par expérience,
• maîtrise des outils bureautique,
• maîtrise des techniques de communication,
• maitrise des techniques d'accueil physique et téléphonique,
• connaissances de la prestation courrier appréciées,
• connaissances en reprographie appréciées,
• connaissance du monde portuaire et maritime apprécié,
• bases en Anglais appréciées.

Qualités

• capacités relationnelles et rédactionnelles,
• être diplomate, disponible,
• être réactif, organiser, rigoureux,
• avoir le sens du travail en équipe,
• sociabilité,
• gestion du stress,
• être autonome.

Classification de l'emploi

• C3