Administratif : Chargé(e) d'Accueil /Standard/ Courrier (H/F)

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Cadre d'emploi : CDI Publié le

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Localisation

Direction Territoriale de Rouen

Entité/département

Secrétariat Général - Service Moyens Généraux

La gestion des personnes

  • accueillir les personnes sur les plages d'ouverture au public (identifier les personnes, renseigner, orienter selon la demande, détecter les anomalies etc.),
  • accueillir au téléphone (renseigner si besoin, transférer les appels vers les services correspondant etc.),
  • actualiser les informations mises à la disposition du public,
  • délivrer et contrôler les accès nécessaires à la circulation des personnels, tenir à jour le livret d'accueil des visiteurs.

La gestion des documents

  • effectuer la rédaction de documents, la saisie de bons de commandes,
  • mettre à jour le répertoire téléphonique de l'entreprise,
  • réceptionner les colis, revues ou documents, pour les différents services,
  • gérer le bon aspect de la structure d'accueil,
  • réaliser et remettre les badges et cartes professionnelles,
  • réserver en interne pour les personnels les billets de train, billets avions, hôtels, intégrant validation de « service fait», émargement de factures.

La gestion du courrier

  • assurer la liaison avec les services de la Poste,
  • rendre compte, informer les interlocuteurs internes et externes (services du port, prestataires, service d'Etat, clients),
  • réceptionner, enregistrer, trier et dispatcher le courrier dans les différents services et les différents sites de Rouen),
  • assurer la gestion administrative (Validation de « service fait», émargement de factures, ... ) et logistique du courrier,
  • récupérer la presse quotidienne et la transmettre aux services concernés.

Tâches administratives

  • rédaction de courriers et de communications internes,
  • gestion des abonnements,
  • gestion des fournitures de bureaux,
  • prise en charge des demandes de reprographie, façonnage, et de numérisation (marchés publics).

En l'absence du collaborateur titulaire des missions ci-dessous

  • suivi des marchés formalisés & MAPA (registre, signatures, stockage),
  • traitement par numérisation du courrier DGD,
  • gestion des entrées sorties d'archives demandées par les collaborateurs auprès du prestataire.

Formation

  • Bac Pro Bureautique/ Secrétariat, dans les domaines du service, de l'assistanat de l'entreprise ou Niveau équivalent acquis par expérience,
  • maîtrise des outils bureautique,
  • maîtrise des techniques de communication,
  • maitrise des techniques d'accueil physique et téléphonique,
  • connaissances de la prestation courrier appréciées,
  • connaissances en reprographie appréciées,
  • connaissance du monde portuaire et maritime apprécié,
  • bases en Anglais appréciées.

Qualités

  • capacités relationnelles et rédactionnelles,
  • être diplomate, disponible,
  • être réactif, organiser, rigoureux,
  • avoir le sens du travail en équipe,
  • sociabilité,
  • gestion du stress,
  • être autonome.

Classification de l'emploi

  • C3