Administratif : Assistant manager (H/F)

Principales activités/missions

Au sein du siège social, vous intégrez le service comptable du Havre.

En tant qu’assistant(e) manager, vous aurez pour mission de :

Assister le manager :

• assurer la gestion administrative du personnel de service ;
• assister le manager sur la gestion et le suivi administratif de tout ou partie des dossiers ;
• analyser l’ensemble des documents administratifs pour vérifier l’incidence sur l’entité ;
• rédiger tout ou partie des dossiers, notes et courriers ;
• instruire les dossiers pour préparer les décisions de la structure concernée et les rédiger éventuellement ;
• proposer des préconisations à partir de sa connaissance des dossiers ;
• suivre l'application des décisions et s’assurer du suivi des engagements ;
• représenter, à sa demande, le manager auprès de ses interlocuteurs internes, externes ou au sein de commissions internes ;
• participer à des actions de communication interne et externe ;
• élaborer et/ou assurer le suivi des tableaux de bord ;
• gérer la/les base(s) de donnée(s) des clients internes/externes ;
• assurer l’interface entre le manager et ses interlocuteurs internes et externes en cas d’absence ou d’indisponibilité du manager  ;
• piloter le secrétariat et/ou d’autres missions spécifiques à l’entité ;
• assurer le déploiement et le suivi des procédures, notamment qualité, relatives à son entité ainsi qu’une veille sur les procédures et instructions de HAROPA PORT ;
• assurer la collecte, l’archivage et la recherche des documents archivés.

Assurer la gestion et le suivi budgétaire et en application des réglementations et instructions en vigueur :

• participer à l’élaboration des budgets de fonctionnement et d’investissement en collaboration avec les directions concernées et en assurer le suivi ;
• créer les demandes d’achats ;
• initialiser les engagements juridiques, tiers, montants et dates ;
• assurer la constatation du service fait en vérifiant la conformité de la prestation réalisée / livraison ;
• réaliser le classement numérique des pièces justificatives dans l’outil dédié.

Profil recherché

• formation requise : Bac +2/3 en Gestion administrative / Finances-Comptabilité ;
• expérience requise : 3 ans minimum dans des fonctions analogues ;
• compétences requises :
  • bureautique : Outlook, Word, Excel et PowerPoint ;
  • bon niveau rédactionnel ;
  • connaissance des procédures et des règles budgétaires et comptables relatives à la comptabilité publique.

Informations complémentaires

• date : à pourvoir dès que possible ;
• lieu : Le Havre.